Odpowiednie zarządzanie należnościami to ważny obszar działalności każdej firmy. Ma istotny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa, bez względu na jego wielkość. Dlatego, zarządzanie należnościami wymaga przemyślanej strategii, która powinna obejmować wszystkie etapy relacji z kontrahentem. Dzięki jej wdrażaniu przedsiębiorca może skoncentrować się na rozwoju prowadzonej działalności i w ten sposób osiągnąć lepsze wyniki.

W szczególności powinniśmy zwrócić uwagę na:

Wiarygodność kontrahentów

Właściwa ocena ryzyka kontraktowania z kontrahentem pozwala na ustalenie, czy sprzedamy nasze produkty z odroczonym terminem płatności, czy też będziemy wymagać równoczesnej zapłaty z góry. W przypadku nowych klientów lub ze względu na wartość konfliktu warto zamówić raport oceniający standing finansowy drugiej strony. Taką informację uzyskamy np. za pośrednictwem profesjonalnych wywiadowni gospodarczych funkcjonujących w Polsce i w Europie, za niewielkim wynagrodzeniem. Jeśli uznamy to za konieczne, możemy stosować różnego rodzaju prawne formy zabezpieczenia spłaty naszych należności.

Dokumentowanie relacji biznesowych

Właściwe dokumentowanie naszych relacji gospodarczych i związanych z nimi należności ułatwi ich skuteczną realizację. Szczególna dbałość jest wymagana przy sporządzaniu umów, które powinny w sposób precyzyjny określać wzajemne zobowiązania stron, wysokość wynagrodzenia i termin jego płatności. Ważne jest, aby strony umowy były reprezentowane przez upoważnione do tego osoby. Należy pamiętać, iż wszelkie zmiany umowy winny mieć charakter pisemnego aneksu. Już na etapie kontraktowania ważna jest pomoc prawna. Niestety, tylko 3 procent przedsiębiorców zleciłoby przygotowanie umów prawnikowi. Należy również dbać o pisemne dokumentowanie wykonania umowy – np. wszelkie dowody wydania towaru, pokwitowania, protokoły stwierdzające odbiory prac, które będą stanowić cenny oręż w ewentualnym procesie sądowym.

Monitoring zobowiązań

Systematyczna kontrola zobowiązań i ich weryfikacja wpływa na ograniczenie wartości należności, które w przyszłości stając się długami mogłyby negatywnie wpłynąć na płynność finansową firmy. Tego rodzaju działania poprawiają dyscyplinę płatniczą odbiorców. Czynności te można powierzyć własnym księgowym lub skierowanym do tego rodzaju działań pracownikom. Przy dużej skali działalności dobrym wyborem mogą być zewnętrzni specjaliści.

Windykowanie przedsądowe

Podjęcie działań zmierzających do polubownej spłaty umożliwia odzyskanie należności i utrzymanie istniejących relacji handlowych z naszym klientem. Na tym etapie warto także skorzystać z pomocy prawnika, którego rada lub mediacja może okazać się niezbędna przy negocjowaniu nowych terminów spłat, wprowadzaniu zmian w istniejących umowach handlowych, czy też sporządzaniu odpowiednich porozumień co do spłat zaległych należności.

Postępowanie sądowe i egzekucyjne

Dochodzenie należności przed sądem jest czynnością skomplikowaną. Obowiązujące w tym względzie przepisy kodeksu postępowania cywilnego nakładają na przedsiębiorców surowe wymagania formalne. Powierzenie tych działań profesjonaliście jest szczególnie uzasadnione. Otrzymamy fachową informację o wymaganych dokumentach, umożliwiających skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Dostarczona dokumentacja zostanie właściwie zweryfikowana od strony formalno-prawnej. W oparciu o przekazane dokumenty profesjonalny pełnomocnik – radca prawny lub adwokat – przygotuje pozew w postępowaniu nakazowym lub upominawczym, ewentualnie, jeśli zajdzie taka konieczność, w postępowaniu zwykłym, droższym. Po wydaniu przez sąd orzeczenia i po jego uprawomocnieniu się pełnomocnik rozpoczyna egzekucję należności; ale to już odrębne i skomplikowane zagadnienie.