Blog

Odpowiednie zarządzanie należnościami to jeden z kluczowych obszarów działalności każdej firmy. Wpływa bezpośrednio na płynność finansową przedsiębiorstwa, bez względu na jego wielkość. W praktyce problem z należnością rzadko zaczyna się dopiero wtedy, gdy kontrahent nie płaci. Zwykle zaczyna się wcześniej: przy zbyt pobieżnej ocenie partnera handlowego, źle przygotowanej umowie, braku właściwego udokumentowania wykonania zobowiązania albo przy zbyt późnej reakcji na opóźnienie.

Dlatego zarządzanie należnościami nie powinno sprowadzać się wyłącznie do kontroli terminów płatności. To element szerszej strategii bezpieczeństwa finansowego firmy. Dobrze ułożony system pozwala wcześniej rozpoznawać ryzyko, szybciej reagować na opóźnienia i skuteczniej dochodzić zapłaty, zanim należność stanie się trudnym do odzyskania długiem.

Wiarygodność kontrahentów

Skuteczne zarządzanie należnościami zaczyna się jeszcze przed zawarciem umowy. Ocena ryzyka współpracy z kontrahentem pozwala ustalić, czy można bezpiecznie sprzedać towar lub usługę z odroczonym terminem płatności, czy też należy wymagać przedpłaty, zaliczki, płatności etapowej albo dodatkowego zabezpieczenia.

W przypadku nowych klientów, większych kontraktów albo sytuacji, w których ryzyko niewypłacalności jest podwyższone, warto sprawdzić standing finansowy drugiej strony i jej dotychczasową dyscyplinę płatniczą. Często już na tym etapie można podjąć decyzję, która później przesądzi o bezpieczeństwie całej relacji handlowej.

W praktyce wielu sporów można byłoby uniknąć, gdyby decyzja o zawarciu kontraktu była poprzedzona realną oceną partnera biznesowego, a nie wyłącznie zaufaniem do deklaracji składanych w toku negocjacji.

Dokumentowanie relacji biznesowych

Nawet dobrze rokująca współpraca nie gwarantuje braku problemów z płatnością. Dlatego kluczowe znaczenie ma prawidłowe dokumentowanie relacji gospodarczych i samych należności.

Umowa powinna w sposób precyzyjny określać obowiązki stron, wysokość wynagrodzenia, termin płatności, zasady odbioru świadczenia, możliwość zmian oraz konsekwencje opóźnienia. Ważne jest również, aby po obu stronach działały osoby uprawnione do reprezentacji. Wszelkie zmiany ustaleń powinny być utrwalane w formie, która później pozwoli je jednoznacznie wykazać.

Równie istotne jest dokumentowanie wykonania umowy. W praktyce znaczenie mają nie tylko sama umowa i faktura, ale także zamówienia, potwierdzenia odbioru, dokumenty wydania towaru, protokoły odbioru prac, korespondencja dotycząca wykonania zobowiązania oraz wszelkie pisemne uzgodnienia dotyczące zmian terminu, zakresu lub sposobu wykonania. To właśnie te dokumenty bardzo często decydują później o skuteczności dochodzenia roszczenia.

Monitoring należności

Sama wiedza o tym, że faktura nie została opłacona, nie rozwiązuje problemu. Monitoring należności musi prowadzić do działania.

W firmie powinien istnieć czytelny system kontroli płatności: kto odpowiada za sprawdzanie terminów, kiedy wysyłane jest pierwsze przypomnienie, kiedy następuje kontakt z kontrahentem, a kiedy zapada decyzja o skierowaniu sprawy do etapu przedsądowego albo do sądu.

Systematyczny monitoring ogranicza wartość należności przeterminowanych i poprawia dyscyplinę płatniczą odbiorców. Pozwala także szybciej zauważyć, że problem nie ma charakteru incydentalnego, lecz może świadczyć o poważniejszych trudnościach finansowych kontrahenta.

Im później wierzyciel reaguje, tym częściej musi później wybierać między kosztownym procesem a częściową utratą należności.

Działania przedsądowe

Etap przedsądowy nie jest oznaką słabości. Bardzo często jest to moment, w którym można jeszcze odzyskać należność, zachować relację handlową albo przynajmniej poprawić swoją pozycję przed ewentualnym procesem.

Na tym etapie znaczenie mają dobrze przygotowane wezwania do zapłaty, negocjacje dotyczące nowych terminów spłaty, uznanie długu, porozumienia ratalne, ugody oraz odpowiednio ukształtowane zabezpieczenia wykonania takich ustaleń. W części spraw zasadne może być także skorzystanie z mediacji.

Dobrze poprowadzone działania przedsądowe pozwalają nie tylko zwiększyć szansę dobrowolnej zapłaty, ale również uporządkować materiał dowodowy i przygotować grunt pod dalsze działania, jeżeli polubowne zakończenie sprawy okaże się niemożliwe.

Postępowanie sądowe

Jeżeli dłużnik nie reguluje należności mimo wezwań i prób polubownego rozwiązania sporu, konieczne może być skierowanie sprawy do sądu.

Dochodzenie należności przed sądem wymaga prawidłowego przygotowania zarówno pod względem formalnym, jak i dowodowym. W praktyce znaczenie ma nie tylko samo istnienie długu, lecz także sposób jego wykazania. To od jakości dokumentacji zależy często, czy sprawa może zostać skierowana do szybszego trybu dochodzenia roszczeń, czy też będzie wymagała pełnego, bardziej czasochłonnego postępowania. Aktualne przepisy Kodeksu postępowania cywilnego nadal przewidują m.in. postępowanie nakazowe i upominawcze, ale skuteczne skorzystanie z tych instrumentów zależy od właściwego przygotowania sprawy. (ISAP)

Dobrze prowadzona sprawa sądowa powinna uwzględniać nie tylko samo żądanie zapłaty, ale także odsetki, koszty oraz wszystkie dodatkowe roszczenia, które mogą przysługiwać wierzycielowi w konkretnej sprawie.

Odsetki i koszty odzyskiwania należności

W aktualnych realiach prawnych opóźnienie płatności nie jest dla dłużnika neutralne. W transakcjach handlowych znaczenie ma ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, która przewiduje dla wierzyciela określone uprawnienia związane z opóźnieniem zapłaty, w tym odsetki oraz rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Przepisy te wzmacniają pozycję wierzyciela i powinny być brane pod uwagę już na etapie planowania strategii dochodzenia zapłaty. (ISAP)

Dla przedsiębiorcy oznacza to jedno: opóźniona płatność nie powinna być traktowana wyłącznie jako przejściowy problem organizacyjny po stronie kontrahenta. Bardzo często jest to moment, w którym należy podjąć świadomą decyzję, czy jeszcze negocjować, czy już uruchamiać działania formalne.

Egzekucja należności

Uzyskanie korzystnego orzeczenia sądu nie zawsze oznacza jeszcze faktyczne odzyskanie pieniędzy. Po zakończeniu postępowania sądowego pojawia się kolejny etap: egzekucja.

To właśnie wtedy widać, czy wierzyciel od początku działał w sposób przemyślany i czy jego strategia uwzględniała nie tylko wygranie sprawy, ale również realną wykonalność roszczenia. W wielu sprawach znaczenie ma tempo działania, wiedza o majątku dłużnika, właściwe przygotowanie wniosku egzekucyjnego i umiejętność reagowania na działania obronne drugiej strony.

Dlatego zarządzanie należnościami nie kończy się na wystawieniu faktury, a nawet nie na uzyskaniu wyroku. To proces, który obejmuje całą relację z kontrahentem: od weryfikacji partnera handlowego, przez umowę i dokumentowanie wykonania zobowiązania, po działania przedsądowe, postępowanie sądowe i egzekucyjne.

Podsumowanie

Największy błąd popełniany przez przedsiębiorców polega na tym, że reagują dopiero wtedy, gdy należność jest już starym długiem. Wtedy zwykle możliwości działania są węższe, a koszty wyższe.

Dobrze zaplanowane zarządzanie należnościami pozwala działać wcześniej, skuteczniej i bezpieczniej. Pozwala także ograniczać ryzyko sporów, poprawiać płynność finansową firmy i zwiększać szansę realnego odzyskania pieniędzy.

Jeżeli w Twojej firmie problem z należnościami powtarza się regularnie, nie chodzi już o pojedynczą fakturę, lecz o model działania.

Pomagamy przedsiębiorcom uporządkować sposób dokumentowania relacji handlowych, prowadzenia działań przedsądowych, dochodzenia roszczeń przed sądem oraz egzekwowania należności w kraju i w sprawach z udziałem podmiotu zagranicznego.

Skontaktuj się z nami, jeżeli chcesz uporządkować system odzyskiwania należności, zanim kolejna należność stanie się sporem.