Ochrona prywatności i dóbr osobistych. Czyli przetwarzanie danych osobowych pracownika po nowelizacji k.p. – część druga

W drugiej części newslettera poświęconego znowelizowanym przepisom o ochronie danych osobowych kandydata lub pracownika przedstawiamy informacje o zasadach przetwarzania danych wrażliwych, danych dotyczących karalności a ponadto reguły wprowadzania przez pracodawcę monitoringu wizyjnego oraz innych rodzajów monitoringu w zakładzie pracy.

Dane dotyczące karalności

Obok danych wrażliwych wyróżnia się dane osobowe dotyczących wyroków skazujących, czynów zabronionych i środków karnych. Ich przetwarzanie dozwolone jest tylko wtedy, gdy znajduje oparcie w przepisach prawa, które uzależniają możliwość pełnienia konkretnego zawodu lub zatrudnienia na danym stanowisku od niekaralności. Dotyczy to choćby rekrutacji na stanowisko członka zarządu spółki, którym ze względu na art. 18 ust. 2 k.s.h. nie może być osoba skazana prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa. Wymogi związane z brakiem karalności obejmują m.in. pracowników służby cywilnej, czy też nauczycieli (również tych zatrudnionych w szkołach niepublicznych). W przypadku, gdy przepisy prawa nie ograniczają możliwości wykonywania zawodu od niekaralności, przetwarzanie tej kategorii danych osobowych jest niedozwolone. Nawet zgoda kandydata lub pracownika nie stanowi wtedy podstawy do przetwarzania tych danych przez pracodawcę.

Monitoring wizyjny

Nowością w Kodeksie pracy są przepisy dotyczące warunków legalnego korzystania przez pracodawcę z monitoringu wizyjnego na terenie zakładu pracy, monitoringu poczty elektronicznej pracowników a także innych form monitoringu. Jak stanowi art. 22² § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może wprowadzić monitoring terenu zakładu pracy lub terenu wokół niego, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring nie może jednak służyć kontroli wydajności pracy (tym samym wprowadzenia monitoringu pracodawca nie może uzasadniać potrzebą czuwania nad tym, czy pracownicy nie przekraczają wyznaczonego im czasu na przerwę obiadową lub potrzebą obserwowania w jaki sposób wykonują swoje zadania służbowe).

Teren objęty monitoringiem powinien zostać odpowiednio i z wyprzedzeniem oznaczony, a pracownicy uprzedzeni o wprowadzeniu monitoringu. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinny zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy, a jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy – to w obwieszczeniu.

Monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu

Zgodne z prawem jest też monitorowanie poczty elektronicznej pracowników, o ile służy ono zapewnieniu pełnego wykorzystywania czasu pracy oraz właściwego korzystania z udostępnionych przez pracodawcę narzędzi pracy. Dozwolone są również inne formy monitoringu (na przykład nagrania dźwiękowe) – ale tylko w zakresie, w jakim służą one realizacji celów wynikających z Kodeksu pracy (czyli przede wszystkim ochronie mienia pracodawcy, zachowaniu w tajemnicy informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom).