Znaczenie opisu przedmiotu zamówienia.

Sposób, w jaki zostanie opisany przedmiot zamówienia istotnie wpływa na dalszy przebieg postępowania, znajduje odzwierciedlenie w jakości i ilości złożonych ofert  oraz determinuje istotne postanowienia późniejszej umowy o udzielenie zamówienia publicznego. Z raportu z badania dotyczącego niskiej konkurencyjności na rynku zamówień publicznych przeprowadzonego przez Urząd Zamówień Publicznych wynika, że jako przyczynę niskiego zainteresowania udziałem w postępowaniach przedsiębiorcy wymieniali niejasny opis przedmiotu zamówienia.

Z powyższych względów tak istotne jest, by zamawiający dokładali należytej staranności i opisywali przedmiot zamówienia w sposób rzetelny, a czas poświęcony na sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia z pewnością zaprocentuje na dalszych etapach postępowania.

Jak zatem przygotować opis przedmiotu zamówienia, tak, by złożone oferty odpowiadały oczekiwaniom zamawiającego? Przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych zawierają praktyczne wytyczne w jaki sposób przygotować opis przedmiotu zamówienia.

Opis jednoznaczny i wyczerpujący.

Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Jednoznaczność opisu oznacza, iż opis nie może budzić wątpliwości, ma precyzyjnie określać, co stanowi przedmiot zamówienia. Opisując przedmiot zamówienia, zamawiający powinien zatem uniemożliwić dokonywanie przez wykonawców dowolnej interpretacji tego opisu. Opis wyczerpujący to z kolei opis, który przedstawia przedmiot zamówienia szczegółowo oraz w sposób wszechstronny. Opis powinien zatem zawierać wszelkie aspekty i czynności, które składają się na przedmiot zamówienia.

Adresaci opisu.

Wymóg posługiwania się przez zamawiających dostatecznie dokładnymi i zrozumiałymi określeniami należy odnosić do kręgu odbiorców opisu przedmiotu zamówienia, którymi są wykonawcy – podmioty profesjonalne działające w danej branży. Sformułowania użyte w opisie przedmiotu zamówienia powinny być zrozumiałe właśnie dla nich. I tak przykładowo, zamówienie na dostarczenie oprogramowania komputerowego powinno zostać opisane z użyciem sformułowań profesjonalnych, którymi w swojej pracy posługują się informatycy mimo, że zamawiającym jest podmiot z zupełnie innej branży.

Właściwe kody CPV.

Do opisu przedmiotu zamówienia ustawa nakazuje stosować nazwy i kody Wspólnego Słownika Zamówień, czyli klasyfikacji przygotowanej specjalnie do celów zamówień publicznych. Wymóg ten ma bardzo praktyczne znaczenie z perspektywy zwiększania konkurencyjności. Stosowanie przez zamawiających właściwych kodów pozwala wykonawcom niezależnie od kraju, z którego pochodzą i języka, którym sie posługują zidentyfikować przedmiot zamówienia i wziąć udział w postępowaniu.

W kolejnej części cyklu: o wpływie opisu przedmiotu zamówienia na krąg wykonawców, związku wymagań zamawiającego z przedmiotem zamówienia i proporcjonalności.