Blog

Spedycja to działalność wysokiego ryzyka

Spółka spedycyjna nie jest zwykłym pośrednikiem. Organizuje przewóz, dobiera przewoźników, przekazuje im towar i odpowiada za profesjonalne wykonanie zlecenia spedycyjnego. Jeżeli wybierze przewoźnika niesprawdzonego, sprawdzonego powierzchownie albo podmiot podszywający się pod legalnego przewoźnika, ryzyko szkody może obciążyć samą spółkę.

W praktyce oznacza to, że jeden błąd operacyjny — błędna weryfikacja przewoźnika, przyjęcie fałszywych dokumentów, brak skutecznego sprawdzenia polisy albo licencji — może doprowadzić do sporu o bardzo wysoką wartość. Przy kradzieży lub zaginięciu towaru szkoda może wielokrotnie przekraczać wynagrodzenie spedytora za konkretne zlecenie.

Spedytor odpowiada inaczej niż przewoźnik

Podstawowa różnica jest prosta. Przewoźnik odpowiada za wykonanie przewozu, czyli za przyjęcie, przewiezienie i wydanie towaru. W przewozie międzynarodowym Konwencja CMR przewiduje odpowiedzialność przewoźnika za utratę, uszkodzenie towaru oraz opóźnienie w dostawie.

Spedytor odpowiada przede wszystkim za prawidłową organizację przewozu, w tym za wybór przewoźnika. Zgodnie z art. 799 k.c. spedytor odpowiada za przewoźników i dalszych spedytorów, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia, chyba że nie ponosi winy w wyborze.

To oznacza, że w spedycji kluczowe znaczenie ma procedura wyboru przewoźnika. Nie wystarczy przyjąć dokumentów przesłanych mailem. Trzeba móc wykazać, że przewoźnik został realnie sprawdzony.

Ubezpieczenie nie zawsze chroni majątek spółki

Polisa OCS jest potrzebna, ale nie zastępuje prawidłowej organizacji działalności. Ubezpieczenie ma limity, wyłączenia i warunki odpowiedzialności. Jeżeli szkoda wynika z niedostatecznej weryfikacji przewoźnika, powierzenia towaru nie uprawnionemu podmiotowi albo działania poza zakresem ochrony ubezpieczeniowej, zakład ubezpieczeń może odmówić wypłaty odszkodowania w całości albo w części.

W takim przypadku odpowiedzialność może zakończyć się procesem, zabezpieczeniem roszczenia, zajęciem rachunków bankowych, wierzytelności, a następnie egzekucją z majątku spółki.

Dlaczego nie warto zatrzymywać nadmiernych zysków w spółce spedycyjnej

Jeżeli spółka spedycyjna działa w obszarze podwyższonego ryzyka, nie powinna bezrefleksyjnie kumulować znacznych zysków na kapitale zapasowym albo rezerwowym. Zatrzymany zysk przestaje być ekonomicznie „zyskiem wspólników oczekującym na wypłatę”, a staje się majątkiem spółki.

Ten majątek zwiększa atrakcyjność spółki jako adresata roszczeń. Jeżeli powstanie odpowiedzialność za błąd w wyborze przewoźnika, kradzież towaru, brak skutecznej ochrony ubezpieczeniowej albo wadliwe przyjęcie zlecenia, zgromadzone w spółce środki mogą zostać objęte zabezpieczeniem albo egzekucją.

Dlatego decyzja o pozostawianiu zysku w spółce spedycyjnej powinna być świadoma. Część środków może być potrzebna na płynność, rozwój i bezpieczeństwo operacyjne. Jednak nadmierne odkładanie zysku w podmiocie najbardziej narażonym na roszczenia może prowadzić do sytuacji, w której majątek wypracowany przez wspólników służy przede wszystkim zaspokojeniu wierzycieli zewnętrznych.

Oddziel spedycję od przewozu

Drugim elementem ochrony jest rozdzielenie działalności spedycyjnej od przewozowej. Jeżeli jedna działalność organizuje transporty, a druga posiada tabor i wykonuje przewozy, ryzyka tych działalności powinny zostać wyraźnie rozdzielone.

W praktyce oznacza to, że w jednym podmiocie można skoncentrować środki transportu, kierowców, naczepy, ciągniki siodłowe i zaplecze przewozowe. W drugim podmiocie można prowadzić działalność stricte spedycyjną, czyli organizowanie transportów z udziałem przewoźników zewnętrznych.

Celem nie jest pozorne unikanie odpowiedzialności, lecz racjonalne przypisanie ryzyka do tej działalności, z której ono rzeczywiście wynika. Błąd spedytora w wyborze zewnętrznego przewoźnika nie powinien bez potrzeby narażać taboru wykorzystywanego do własnej działalności przewozowej.

Same dwa podmioty nie wystarczą

Rozdzielenie musi być rzeczywiste. Potrzebne są odrębne umowy, prawidłowe zlecenia, spójne faktury, jednoznaczna korespondencja z klientami, odrębne procedury przyjmowania i przekazywania zleceń oraz jasne oznaczenie, kto występuje jako spedytor, a kto jako przewoźnik.

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy spółka i jednoosobowa działalność gospodarcza są powiązane osobowo, prowadzone przez te same osoby albo zarządzane w ramach jednej grupy rodzinnej lub biznesowej. Jeżeli dokumenty są niespójne, kontrahent będzie kierować roszczenia do tego podmiotu, który posiada realny majątek.

Spedytor nie powinien nieświadomie stać się przewoźnikiem

Osobnym zagrożeniem jest zawieranie przez spedytora umów, które w istocie są umowami przewozu. Jeżeli spółka chce działać jako spedytor, nie powinna przyjmować na siebie odpowiedzialności za rezultat przewozu, jeżeli faktycznie jedynie organizuje transport przez dalszego przewoźnika.

W przeciwnym razie może odpowiadać nie tylko za własny wybór przewoźnika, ale również za wykonanie przewozu przez dalszy podmiot. Spedytor, który w praktyce występuje jak przewoźnik umowny, rozszerza własną odpowiedzialność i osłabia ochronny sens rozdzielenia działalności.

Wniosek dla właścicieli firm transportowo-spedycyjnych

W firmach transportowo-spedycyjnych ryzyko trzeba projektować tak samo świadomie jak strukturę przychodów. Nie warto kumulować w jednym podmiocie spedycji, taboru, wysokich środków pieniężnych i zatrzymanych zysków, jeżeli ten podmiot jest narażony na roszczenia wynikające z błędów w organizacji transportu.

Bezpieczniejszy model polega na uporządkowaniu trzech obszarów: majątku, umów i zysku. Majątek przewozowy powinien być oddzielony od ryzyka spedycyjnego. Umowy i zlecenia powinny jasno wskazywać role stron. Zysk wypracowany przez spółkę wysokiego ryzyka nie powinien być automatycznie i w nadmiernej wysokości zatrzymywany w tej spółce.

Dobrze zaprojektowana struktura nie eliminuje odpowiedzialności. Pozwala jednak ograniczyć skutki jednego błędu operacyjnego i chronić majątek, który nie powinien być narażany na ryzyko wynikające z innej części działalności.

Kancelaria Mikulski i Wspólnicy wspiera przedsiębiorców w porządkowaniu struktur działalności, relacji między spółką i jednoosobową działalnością gospodarczą, zasad wypłaty zysku, wzorów umów, procedur zlecania przewozów oraz weryfikacji przewoźników. Celem jest ograniczenie ryzyka, by jeden błąd w spedycji nie zagroził całemu majątkowi firmy i jego właścicielom.