Blog

Jeśli obok spółki z ograniczoną odpowiedzialnością funkcjonuje działalność przewozowa wspólnika, członka zarządu albo innego podmiotu powiązanego;

jeżeli spółka organizuje przewozy, inny podmiot je wykonuje, a w praktyce oba korzystają z tych samych klientów, osób, pojazdów, adresów mailowych, dokumentów i zaplecza, konieczne jest jasne ustalenie, kto za co odpowiada.

Umowa z klientem, prawidłowe zlecenie transportowe i właściwie przygotowana reklamacja
to podstawa, ale w branży transportowej i spedycyjnej to za mało.

Największe ryzyko nie wynika z jednego błędnego zapisu w umowie, lecz z nieuporządkowanego modelu działania całej organizacji.

Spółka spedycyjna nie powinna być narażona na cudze ryzyko operacyjne

W poprzednich tekstach wskazywaliśmy, że działalność spedycyjna i przewozowa powinny być rozdzielone nie tylko formalnie, lecz także faktycznie. Inaczej szkoda powstała przy przewozie może uderzyć w majątek spółki, która miała jedynie organizować transport.

Ryzyko to jest szczególnie istotne przy kradzieży towaru, błędnym wyborze przewoźnika, braku realnej polisy OCP, niekontrolowanym dalszym podzleceniu przewozu albo wydaniu ładunku podmiotowi podszywającemu się pod przewoźnika.

Dlatego spółka spedycyjna powinna posiadać wewnętrzne procedury zlecania przewozów: weryfikacji przewoźników, kontroli polis, zasad awizacji pojazdu, zakazu dalszego podzlecania bez zgody, dokumentowania należytej staranności oraz reakcji na incydent. Procedury te nie eliminują całego ryzyka, ale pozwalają ograniczyć zarzut przypadkowego lub lekkomyślnego działania.

Zatrzymany zysk może stać się zabezpieczeniem cudzych roszczeń

Drugim elementem ochrony jest polityka majątkowa spółki.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zysk nie powinien być automatycznie zatrzymywany przez lata, bezrefleksyjnie. W spółce działającej w branży podwyższonego ryzyka nadmiernie skumulowany zysk, kapitał zapasowy lub rezerwowy mogą w praktyce stać się majątkiem przeznaczonym do zaspokojenia roszczeń kontrahentów.

Oznacza to, że środki wypracowane dla wspólników mogą zostać wykorzystane nie na wypłatę zysku, rozwój właścicieli albo uporządkowane finansowanie działalności, lecz na pokrycie szkody transportowej, reklamacji lub sporu sądowego.

Dlatego ochrona majątku wymaga rozsądnego ustalenia, jaka część środków rzeczywiście powinna pozostać w spółce, jaka może zostać wypłacona wspólnikom, a jaka powinna odpowiadać realnym potrzebom operacyjnym i poziomowi ryzyka.

Potrzebny jest spójny model działania, a nie zbiór przypadkowych dokumentów

Bezpieczeństwo prawne firmy transportowej lub spedycyjnej nie polega na posiadaniu wielu dokumentów. Polega na tym, aby dokumenty odpowiadały rzeczywistemu modelowi działania.

Umowy, zlecenia, faktury, uchwały wspólników, polisy, procedury, wynagrodzenie zarządu
i przepływy finansowe powinny tworzyć spójny system. Jeżeli każdy z tych elementów pokazuje inną rzeczywistość, w razie sporu kontrahent będzie próbował wykorzystać tę niespójność.

Prawidłowo uporządkowana firma potrafi odpowiedzieć na podstawowe pytania: kto zawiera umowę, kto wykonuje przewóz, kto organizuje transport, kto ponosi koszty, kto odpowiada za szkodę, kto dysponuje majątkiem i dlaczego zysk pozostaje w spółce albo jest wypłacany wspólnikom.

Pomaga uporządkować strukturę, majątek
i odpowiedzialność

Wspieramy przedsiębiorców z branży transportowej, spedycyjnej i logistycznej w porządkowaniu relacji pomiędzy spółką, wspólnikami, zarządem, działalnością przewozową oraz kontrahentami.

Analizujemy rzeczywisty model działania firmy, identyfikujemy miejsca, w których odpowiedzialność jednego podmiotu może zagrozić majątkowi drugiego, oraz pomagamy przygotować rozwiązania ograniczające ryzyko.

Celem nie jest tworzenie dokumentów dla samych dokumentów. Celem jest zbudowanie takiego modelu działania, który chroni majątek, porządkuje odpowiedzialność i pozwala firmie bezpiecznie funkcjonować również wtedy, gdy pojawi się reklamacja, szkoda transportowa, kontrola albo proces sądowy.