Zamawiającym, którzy chcą uzyskać w postępowaniu jak największą liczbę ofert zależy na poinformowaniu o postępowaniu jak największej liczby wykonawców. W jaki sposób tego dokonać?

Najważniejsze ogłoszenie.

Najistotniejszą, a zarazem obowiązkową czynnością zawiadamiającą o przetargu jest zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu. W przypadku postępowania klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia przez przekazanie ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej oraz udostępnia ogłoszenie na swojej stronie internetowej od dnia jego publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. W postępowaniu klasycznym o wartości mniejszej niż progi unijne postępowanie zostaje wszczęte  przez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zamawiający może dodatkowo przekazać ogłoszenie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej oraz umieścić na swojej stronie internetowej.

Dodatkowe miejsca

Prawo zamówień publicznych zezwala zamawiającym na udostępnianie ogłoszeń o zamówieniu również w innych miejscach niż oficjalny publikator czy strona internetowa zamawiającego. Przepisy nie wskazują konkretnych miejsc udostępniania informacji o prowadzonym postępowaniu.  Powszechnie uznaje się, iż może to być prasa o zasięgu lokalnym lub ogólnokrajowym, portale z wyszukiwarkami przetargów czy tablica ogłoszeń w siedzibie zamawiającego.

Wstępne ogłoszenie informacyjne

Korzystnie na planowanie udziału w postępowaniach przez wykonawców może wpływać stosowanie przez zamawiających instytucji wstępnych ogłoszeń informacyjnych. Zamawiający może przekazać Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub zamieścić na swojej stronie internetowej wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w terminie następnych 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych.

Ocena instytucji wstępnego ogłoszenia informacyjnego w kontekście wpływu na zwiększenie konkurencyjności nie jest jednak jednoznaczna. Z jednej strony pozwala wykonawcom wcześniej zapoznać się z planami zamawiającego, co pozytywnie wpływa na konkurencyjność. Z drugiej strony, umożliwia zamawiającemu skrócenie terminów wyznaczonych na składanie ofert, co może mieć negatywny wpływ na ilość złożonych w toku postępowania ofert.

Zawiadomienie znanych sobie wykonawców.

Zamawiający posiada uprawnienie do bezpośredniego poinformowania o wszczęciu postępowania znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi, dostawy lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Istotny jest moment zawiadomienia – zamawiający może skorzystać z tego uprawnienia dopiero po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu  w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w przypadku postępowań  wartości równej lub przekraczającej progi unijne, a w przypadku postępowań o wartości poniżej progów unijnych po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Wykonawcy, do których może zostać wysłane bezpośrednie zawiadomienie to nie tylko wykonawcy, którym zamawiający udzielił zamówienia w przeszłości, ale także wszyscy inni, o których zamawiający wie, że działają w danej branży. Skorzystanie z instytucji zawiadomienia znanych sobie wykonawców poprawia zainteresowanie wykonawców udziałem w postępowaniu i pozwala na uniknięcie sytuacji, w której żaden z wykonawców nie będzie zainteresowany wzięciem udziału w postępowaniu.

Zawiadomienie o wszczęciu kolejnego postępowania.

Bardzo podobną funkcję pełni przepis umożliwiający w przypadku unieważnienia postępowania  zawiadomienie wykonawców,  którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia w tym postępowaniu, o wszczęciu kolejnego postępowania, które dotyczy tego samego przedmiotu zamówienia lub obejmuje ten sam przedmiot zamówienia. Skorzystanie z tego uprawnienia zwiększa szansę, że w ponownie ogłoszonym postępowaniu liczba złożonych ofert nie będzie mniejsza.

W kolejnej części cyklu przedstawimy postanowienia umowne wpływające na równomierne rozłożenie ryzyk między zamawiających a wykonawców.